Nieuws & tips

Wat Boris mij leert over administratie bijhouden

Mijn hond Boris - een labradoodle van 5 - is het gelukkigste dier van Nederland zodra zijn dag er hetzelfde uitziet.

Ochtendwandeling, dan eten. 's Avonds eten, op precies hetzelfde tijdstip als ik. Tussendoor een rondje in de middag, een rondje na het avondeten, en rond een uur of tien, elf nog een laatste plasrondje voor het slapen.

Verander ik de route die we lopen? Geen probleem, daar is hij allang aan gewend. Verander ik de tíjden? Dan kijkt hij me aan alsof ik hem persoonlijk heb teleurgesteld.

Boris is, kortom, een echt gewoontedier. En eerlijk gezegd - de beste klanten van een boekhouder zijn dat ook.

Want je administratie bijhouden werkt precies zo. Niet die ene keer per kwartaal alles in één keer proberen te verzamelen, maar wekelijks - op een vast moment - je facturen en bonnen digitaal aanleveren.

Dat kan op een paar manieren. Via de app van je boekhoudpakket scannen en versturen. Via de computer inloggen en uploaden. Maar de slimste ondernemers doen het net iets anders: die geven het e-mailadres van hun administratie door aan hun leveranciers. Resultaat? Elke factuur komt vanzelf binnen, zonder dat je er nog naar hoeft om te kijken. Dat is pas een gewoonte waar je geen moeite meer voor hoeft te doen.

Net als tandenpoetsen: je staat er niet eens meer bij stil, het gebeurt gewoon.

Het verschil met tandenpoetsen? Als jij je administratie wél op tijd bijhoudt, kan ik jouw boekhouding altijd actueel houden - en dus op elk moment precies laten zien wat er aan verplichtingen op je afkomt: btw, belastingen, openstaande facturen. Geen verrassingen, geen rekenwerk om elf uur 's avonds.

Dus: leer van Boris. Niet de route maakt het verschil, maar het vaste tijdstip.

Wanneer is jouw vaste "administratie-wandelrondje" van de week?

KOR: die BTW-vrijstelling waar iedereen het over heeft — slim of stiekem duur

Nooit van de KOR gehoord?

KOR staat voor Kleineondernemersregeling — een regeling van de Belastingdienst waarmee je als ondernemer met een omzet tot €20.000 per jaar geen BTW meer hoeft te rekenen, af te dragen én geen BTW-aangifte meer hoeft te doen.

Voor een heleboel starters is dat een uitkomst.

Maar er zit een addertje onder het gras: doe je mee aan de KOR, dan mag je ook geen BTW terugvragen over je zakelijke kosten.

Koop je die mooie laptop van €1.200? Dan betaal je gewoon de volle mep — geen cent BTW terug. Auw. 💻💸

En heb je vooral zakelijke klanten die zelf ook BTW-plichtig zijn?
Dan schiet je er relatief weinig mee op — zij trekken die BTW toch gewoon af, met of zonder jouw KOR.

Verkoop je juist vooral aan particulieren en heb je weinig of geen zakelijke inkopen waar BTW op zit die je zou kunnen terugvragen?
Dan kan de KOR juist wél slim zijn — je factuur wordt goedkoper voor je klant, zonder dat jij veel misloopt. 🎯

Kortom: de KOR is niet automatisch een cadeautje, en ook niet automatisch een valkuil.

Het is een rekensommetje. En rekensommetjes zijn nou precies ons ding. 🧮

Twijfel je of de KOR slim is voor jouw situatie? Wij denken graag met je mee.

📩 Stuur gerust een bericht — dan kijken we samen naar wat past bij jouw onderneming.

Bron: Belastingdienst — Kleineondernemersregeling (KOR)

Van smoesje naar betaling in 2 dagen — met één artikel uit het BW

Afgelopen week een klant geholpen die het hele herinneringsproces voor een vervallen openstaande factuur bij een grote onderneming al had doorlopen — vriendelijk herinnering, dringend herinnering, laatste waarschuwing — allemaal zonder resultaat.
Dus ging de klant zelf maar bellen. En kreeg bij elk telefoontje weer een nieuw smoesje te horen.

Tijd om het gesprek anders te voeren: gewoon even wijzen op artikel 6:119a BW. Werkte direct beter — binnen 2 dagen stond het geld op de bankrekening. 💰

Goed om te weten: sinds 2022 hoeft u hier niet meer geduldig op te wachten.

Een onderneming geldt als "groot" zodra ze aan minimaal twee van deze drie eisen voldoet: een balanstotaal van meer dan € 25 miljoen, een netto-omzet van meer dan € 50 miljoen, of 250 werknemers of meer in dienst. Voldoet een onderneming aan minder dan twee van deze eisen? Dan is het een mkb'er.

Grote bedrijven mogen bij facturen aan zzp'ers en mkb'ers wettelijk niet langer dan 30 dagen betaaltermijn hanteren. Zelfs niet als het in de kleine lettertjes van hun voorwaarden staat. Dwingend recht, heet dat. Oftewel: ze kunnen er niet omheen, hoe hard hun inkoopafdeling ook haar best doet.

En betaalt uw klant toch te laat? Dan mag u vanaf dag 31 wettelijke handelsrente rekenen — momenteel maar liefst 10,4%. Dat uitstel kost dus geld — en niet aan uw kant. 💸 (Gaat het om een particulier of consument in plaats van een zakelijke klant? Dan geldt de wettelijke rente van 4%.)

En is uw klant toevallig geen corporate reus, maar heeft u toch 90 dagen betaaltermijn "onderling afgesproken"? Ook dan heeft u een joker achter de hand: is die termijn eigenlijk gewoon onredelijk lang, zonder dat daar een goede reden voor is? Dan kan een rechter er alsnog een streep doorheen zetten. 🃏

Dus de volgende keer dat een klant u vraagt geduldig te wachten tot dag 91... mag u vriendelijk maar beslist naar artikel 6:119a BW verwijzen. 📎

Wie herkent dit? 👇

Bron: Burgerlijk Wetboek, artikel 6:119a

CSI: BTW-editie

Nieuwe leverancier, mooie factuur, keurig BTW-bedrag erop.
Ziet er betrouwbaar uit.
Maar heb je ook echt gecheckt of dat BTW-nummer bestaat?

Nee? Dan speel jij zo min of meer Russisch roulette met de Belastingdienst — blijkt de leverancier achteraf een "plofbedrijf" zonder geldig BTW-nummer te zijn, dan kun jij die teruggevraagde BTW alsnog moeten terugbetalen. Verrassing die niemand wil. 🎲

Gelukkig hoef je geen detective te zijn — een gratis check op VIES (VAT Information Exchange System) kost je 30 seconden. Sterker nog: in veel boekhoudpakketten gebeurt dit tegenwoordig al automatisch op de achtergrond.

Dus… weet jij eigenlijk of jouw systeem dit stiekem al voor je doet, of ben je al die tijd zelf de speurneus geweest? 🕵️‍♂️

Wordt dit nog niet automatisch door jouw systeem gecontroleerd? Dan doen wij dat gewoon standaard voor je. Scheelt een hoop stress bij een controle.

Bron: Europese Commissie — VIES BTW-nummer controle