News & tips on administration and bookkeeping
Praktische inzichten over BTW, administratie en ondernemen — rechtstreeks overgenomen van de LinkedIn-pagina van Marco Homan. (Deze updates worden momenteel alleen in het Nederlands geplaatst.)
Practical insights on VAT, administration and entrepreneurship — taken directly from Marco Homan's LinkedIn page. (These updates are currently only posted in Dutch.)
Volg op LinkedInFollow on LinkedInDe 5 belangrijkste keuzecriteria voor een boekhouder — van persoonlijk contact tot transparante tarieven. Lees het volledige artikel →
The 5 most important criteria for choosing a bookkeeper — from personal contact to transparent pricing. Read the full article →
Heb je als ondernemer deels belaste en deels vrijgestelde omzet — bijvoorbeeld een zzp'er die naast btw-belast werk ook vrijgestelde diensten verleent, of een praktijk met zowel belaste als vrijgestelde activiteiten? Dan mag je de btw op je kosten niet zomaar volledig aftrekken.
Twee dingen die hierbij vaak misgaan:
De btw op algemene kosten die je niet direct aan één activiteit kunt toerekenen (denk aan boekhouding, huisvesting, administratie) trek je af op basis van de wérkelijke verhouding belaste/vrijgestelde omzet — niet op basis van een schatting of "het voelt zo'n beetje".
Koop je een bedrijfsmiddel aan — een auto, apparatuur, inventaris — dan geldt een wettelijke herzieningstermijn van 5 boekjaren. De btw-aftrek op die investering moet je dus niet één keer bepalen en vergeten, maar elk jaar opnieuw toetsen aan de actuele omzetverhouding. Verschuift die verhouding, dan verschuift ook je aftrek mee.
Wordt dit niet goed bijgehouden, dan loop je bij een controle het risico op een naheffing met belastingrente — of laat je juist aftrek liggen waar je recht op hebt.
Bij Solveo Administraties zorgen we dat deze verdeling vanaf dag één goed staat: we berekenen de juiste verhouding, verwerken de correcties in de boekhouding en bewaken de herzieningstermijn op je investeringen. Zo blijf jij in control en focus jij op ondernemen.
Twijfel je of jouw btw-aftrek klopt? Stuur gerust een bericht.
Via Marktplaats kocht ik dit blikken huishoudspaarpotje. Zeven gleuven, zeven bestemmingen: Kolen, Gas·Licht, Huishoud-art., Kleding, Vacantie, Belasting en Diversen.
Zo ging dat vroeger. Het loon kwam contant binnen, en nog voordat er iets werd uitgegeven, werd het verdeeld. Eerst de vaste bestemmingen vullen, pas daarna kijken wat er overbleef. Was een vakje leeg, dan wist je precies waar je stond.
Vandaag noemen we dat Profit First. Mike Michalowicz schreef er een bestseller over: verdeel elke euro die binnenkomt direct over aparte rekeningen, voor winst, je eigen salaris, belasting en bedrijfskosten.
Het principe is tijdloos, maar het goed inrichten vraagt echt denkwerk. Welke percentages passen bij jouw bedrijf? Hoeveel reserveer je voor belasting? En hoe groei je stap voor stap naar een gezonde verdeling zonder dat je bedrijf krap komt te zitten? Het vakje "Belasting" laat zien dat onze grootouders al vooruitdachten. Profit First gaat nog een stap verder, met een aanpak die past bij jouw cijfers en jouw ambities.
Voor mij heeft dit blikje nog een extra laag. Het eerste vakje is "Kolen". Mijn opa had een kolenhandel, en mijn vader heeft daar gewerkt. Het geld dat gezinnen week na week in zo'n vakje stopten, zorgde ervoor dat ze in de winter warm zaten. En het kwam terecht bij mensen zoals mijn opa en vader, die de kolen kwamen brengen.
Misschien herken jij dit ook. Van verhalen van je opa of oma, of stond er zelfs zo'n spaarpotje bij jullie thuis in de kast?
Ik ben benieuwd naar jullie herinneringen. Deel ze hieronder!
Wil je weten hoe je de Profit First methode inricht voor jouw eigen bedrijf? Neem gerust contact met mij op, dan kijken we samen hoe je jouw geldstromen overzichtelijk verdeelt en altijd weet waar je staat.
Administratie en zonneschijn, die combinatie hoor je niet vaak. Toch draait mijn hele bedrijfsnaam erom.
Solveo is afgeleid van het Engelse "to solve". Want ik denk liever in oplossingen dan in problemen.
Maar er zit meer in de naam. Het is ook een knipoog naar het Spaans:
☀️ Sol betekent zon
👀 Veo betekent ik zie
Zon en zien, oftewel: helder zicht op je cijfers.
Mijn motto: door oplossingsgericht mee te denken met de ondernemer laat ik de zon schijnen over de administratie.
Dat zicht is voor mij méér dan netjes boeken. Daarom werk ik aan de opleiding tot Profit First Professional. Het uitgangspunt: eerst je winst en je reserveringen voor btw en belasting opzij zetten, en de rest van je uitgaven daaromheen laten bewegen. Geen aanslag die je overvalt, maar rust omdat je vooraf al een keuze hebt gemaakt. Het vraagt wat discipline (ik ben zelf nog aan het leren, dus ik oefen graag mee), maar het maakt het leven van een ondernemer een stuk zonniger.
Dat past ook bij wat ik naast mijn werk doe. Als penningmeester van de Diaconie Hoofddorp en vrijwilliger bij de Wereldwinkel heb ik veel met de kerk te maken, en daar hebben we het regelmatig over licht. Over het licht dat je niet moet vergeten als het even tegenzit. Want ook aan het eind van een tunnel schijnt het licht, al lijkt het vanuit het donker soms nog ver weg.
Dat neem ik mee in mijn werk. Een rommelige administratie of een lastige aanslag voelt soms als zo'n tunnel. Maar er is bijna altijd een uitweg, en ik loop graag een stukje met je mee tot je de zon weer ziet.
Dus hangen er nog wat wolken boven jouw administratie? Laten we samen kijken hoe we de zon erdoor krijgen.
Deze week ben ik gestart met de Profit First training bij Profit First Professionals, en ik ben enthousiast.
Profit First draait de klassieke formule om, van Omzet – Kosten = Winst naar Omzet – Winst = Kosten. Je neemt eerst je winst, wat overblijft is waarmee je je bedrijf runt.
Simpel, maar effectief, want het sluit aan bij hoe mensen echt met geld omgaan, niet bij hoe we zouden willen dat ze dat doen.
Het resultaat: winst die geen toevalstreffer meer is, belastinggeld dat al apart staat wanneer de aanslag komt, en vooral, rust in je hoofd.
Bij Solveo Administraties help ik ondernemers al met hun boekhouding en fiscale zaken. Profit First sluit daar mooi op aan, als extra stap richting een financieel gezond en winstgevend bedrijf.
Herken je het gevoel dat je hard werkt, maar niet goed ziet waar de winst blijft? Stuur me een bericht, ik denk graag met je mee.
Deze week zat ik met een nieuwe klant om tafel bij Solveo Administraties. Hij had zijn bedrijf vorig jaar juni ingeschreven en probeerde zijn administratie sindsdien zelf bij te houden.
Wat ik aantrof toen ik zijn boekhouding doornam:
• Ruim een jaar aan bankmutaties nog niet verwerkt
• Tientallen bonnetjes zoek
• Al maanden btw in rekening gebracht, terwijl hij dacht gebruik te maken van de kleineondernemersregeling (waarbij dat juist niet mag)
• Een paar duizend euro aan openstaande facturen waar niemand meer achter aan zat
Niets hiervan is dramatisch, als je het op tijd ziet. Maar hoe langer een administratie blijft liggen, hoe meer tijd en geld het kost om alles recht te trekken, en hoe groter de kans dat je iets mist, zoals een btw-afdracht die je eigenlijk had moeten doen.
Daarom help ik startende ondernemers het liefst vanaf dag één, niet pas als de stapel te groot wordt.
Herkenbaar, of net gestart en wil je dit voorblijven? Stuur me gerust een bericht.
Als administratiekantoor heb ik toegang tot de boekhouding van mijn klanten om mee te kijken en boekingen te verwerken, maar niet tot alles. Bepaalde rechten blijven altijd bij de ondernemer zelf, zoals het beheren van wie er nog meer toegang krijgt en hoe die toegang beveiligd is.
Toen ik dat laatst met een klant besprak, bleek zijn wachtwoord voor het boekhoudpakket... gewoon hetzelfde als dat van zijn Netflix-account.
Ik moest even slikken.
In je boekhoudpakket staat namelijk alles: je omzet, je bankgegevens, je facturen, soms zelfs je BSN.
Dat is toch echt iets anders dan een account waarmee je ’s avonds een serie kijkt.
Toch merk ik dat veel ondernemers hun boekhoudpakket nog steeds alleen beveiligen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Terwijl bijna elk modern boekhoudpakket tegenwoordig een tweede beveiligingslaag aanbiedt: two-factor authentication (2FA), ook wel "2e autorisatiemethode" genoemd, een extra code via je telefoon of een app, naast je wachtwoord.
Het kost je bij het inloggen misschien tien seconden extra. Wat het je oplevert: mocht iemand ooit je wachtwoord weten te bemachtigen (en met het aantal datalekken tegenwoordig is dat eerder een kwestie van tijd dan van toeval), dan komt diegene alsnog niet binnen.
Nog een tip terwijl we het er toch over hebben: gebruik nooit hetzelfde wachtwoord voor meerdere accounts. Wordt er ergens een wachtwoord gestolen, en dat gebeurt vaker dan je denkt, dan staat bij hergebruik meteen ook de deur naar je boekhouding open. Een wachtwoordmanager lost dit voor je op: die genereert en onthoudt voor elk account een uniek, sterk wachtwoord, zodat jij dat niet zelf hoeft te doen.
Dus mijn advies deze week is niet fiscaal, maar praktisch: zet 2FA aan op je boekhoudpakket en installeer een wachtwoordmanager voor de rest van je accounts. Samen kost dat je een half uurtje. Je administratie, en je nachtrust, zijn het meer dan waard.
Wanneer heb jij voor het laatst gecheckt of jouw boekhouding echt op slot zit?
💻 "Ik heb mijn laptop vóór de start van mijn onderneming privé gekocht… kan ik die nog inbrengen in mijn bedrijf?"
Deze vraag krijg ik vaker van startende ondernemers dan je zou denken. En het antwoord is: ja, vaak wel!
Het heet inbreng in natura. Kort gezegd komt het hier op neer:
✅ Je waardeert het bedrijfsmiddel (laptop, gereedschap, bureau…) tegen de reële waarde op het moment dat je startte - niet de oorspronkelijke aankoopprijs
✅ Vanaf dat moment schrijf je het af als bedrijfsmiddel
✅ Onder voorwaarden kun je zelfs een deel van de destijds betaalde btw nog terugvragen, via de herzieningsregeling voor investeringsgoederen
Een paar dingen om rekening mee te houden:
📌 Bewaar de originele aankoopfactuur - die heb je nodig voor de btw-berekening
📌 Gebruik je het bedrijfsmiddel ook privé? Dan moet je een onderbouwde inschatting maken van de verhouding zakelijk/privé
📌 Hoe langer geleden de aankoop, hoe minder btw je meestal nog kunt terugvragen (de herzieningstermijn loopt 5 jaar)
Veel starters laten hier geld liggen, simpelweg omdat ze niet weten dat dit mag. Zonde!
Heb je zelf spullen gekocht vóór je startdatum die je nu zakelijk gebruikt? Stuur me gerust een bericht, dan kijk ik met je mee.
Mijn hond Boris - een labradoodle van 5 - is het gelukkigste dier van Nederland zodra zijn dag er hetzelfde uitziet.
Ochtendwandeling, dan eten. 's Avonds eten, op precies hetzelfde tijdstip als ik. Tussendoor een rondje in de middag, een rondje na het avondeten, en rond een uur of tien, elf nog een laatste plasrondje voor het slapen.
Verander ik de route die we lopen?
Geen probleem, daar is hij allang aan gewend. Verander ik de tíjden? Dan kijkt hij me aan alsof ik hem persoonlijk heb teleurgesteld.
Boris is, kortom, een echt gewoontedier. En eerlijk gezegd - de beste klanten van een boekhouder zijn dat ook.
Want je administratie bijhouden werkt precies zo. Niet die ene keer per kwartaal alles in één keer proberen te verzamelen, maar wekelijks - op een vast moment - je facturen en bonnen digitaal aanleveren.
Dat kan op een paar manieren. Via de app van je boekhoudpakket scannen en versturen. Via de computer inloggen en uploaden. Maar de slimste ondernemers doen het net iets anders: die geven het e-mailadres van hun administratie door aan hun leveranciers. Resultaat? Elke factuur komt vanzelf binnen, zonder dat je er nog naar hoeft om te kijken. Dat is pas een gewoonte waar je geen moeite meer voor hoeft te doen.
Net als tandenpoetsen: je staat er niet eens meer bij stil, het gebeurt gewoon.
Het verschil met tandenpoetsen? Als jij je administratie wél op tijd bijhoudt, kan ik jouw boekhouding altijd actueel houden - en dus op elk moment precies laten zien wat er aan verplichtingen op je afkomt: btw, belastingen, openstaande facturen. Geen verrassingen, geen rekenwerk om elf uur 's avonds.
Dus: leer van Boris. Niet de route maakt het verschil, maar het vaste tijdstip.
Wanneer is jouw vaste "administratie-wandelrondje" van de week?
Nooit van de KOR gehoord?
KOR staat voor Kleineondernemersregeling — een regeling van de Belastingdienst waarmee je als ondernemer met een omzet tot €20.000 per jaar geen BTW meer hoeft te rekenen, af te dragen én geen BTW-aangifte meer hoeft te doen.
Voor een heleboel starters is dat een uitkomst.
Maar er zit een addertje onder het gras: doe je mee aan de KOR, dan mag je ook geen BTW terugvragen over je zakelijke kosten.
Koop je die mooie laptop van €1.200?
Dan betaal je gewoon de volle mep — geen cent BTW terug. Auw. 💻💸
En heb je vooral zakelijke klanten die zelf ook BTW-plichtig zijn?
Dan schiet je er relatief weinig mee op — zij trekken die BTW toch gewoon af, met of zonder jouw KOR.
Verkoop je juist vooral aan particulieren en heb je weinig of geen zakelijke inkopen waar BTW op zit die je zou kunnen terugvragen?
Dan kan de KOR juist wél slim zijn — je factuur wordt goedkoper voor je klant, zonder dat jij veel misloopt. 🎯
Kortom: de KOR is niet automatisch een cadeautje, en ook niet automatisch een valkuil.
Het is een rekensommetje. En rekensommetjes zijn nou precies ons ding. 🧮
Twijfel je of de KOR slim is voor jouw situatie? Wij denken graag met je mee.
📩 Stuur gerust een bericht — dan kijken we samen naar wat past bij jouw onderneming.
Afgelopen week een klant geholpen die het hele herinneringsproces voor een vervallen openstaande factuur bij een grote onderneming al had doorlopen — vriendelijk herinnering, dringend herinnering, laatste waarschuwing — allemaal zonder resultaat.
Dus ging de klant zelf maar bellen. En kreeg bij elk telefoontje weer een nieuw smoesje te horen.
Tijd om het gesprek anders te voeren: gewoon even wijzen op artikel 6:119a BW. Werkte direct beter — binnen 2 dagen stond het geld op de bankrekening. 💰
Goed om te weten: sinds 2022 hoeft u hier niet meer geduldig op te wachten.
Een onderneming geldt als "groot" zodra ze aan minimaal twee van deze drie eisen voldoet: een balanstotaal van meer dan € 25 miljoen, een netto-omzet van meer dan € 50 miljoen, of 250 werknemers of meer in dienst. Voldoet een onderneming aan minder dan twee van deze eisen? Dan is het een mkb'er.
Grote bedrijven mogen bij facturen aan zzp'ers en mkb'ers wettelijk niet langer dan 30 dagen betaaltermijn hanteren. Zelfs niet als het in de kleine lettertjes van hun voorwaarden staat. Dwingend recht, heet dat. Oftewel: ze kunnen er niet omheen, hoe hard hun inkoopafdeling ook haar best doet.
En betaalt uw klant toch te laat? Dan mag u vanaf dag 31 wettelijke handelsrente rekenen — momenteel maar liefst 10,4%. Dat uitstel kost dus geld — en niet aan uw kant. 💸 (Gaat het om een particulier of consument in plaats van een zakelijke klant? Dan geldt de wettelijke rente van 4%.)
En is uw klant toevallig geen corporate reus, maar heeft u toch 90 dagen betaaltermijn "onderling afgesproken"? Ook dan heeft u een joker achter de hand: is die termijn eigenlijk gewoon onredelijk lang, zonder dat daar een goede reden voor is? Dan kan een rechter er alsnog een streep doorheen zetten. 🃏
Dus de volgende keer dat een klant u vraagt geduldig te wachten tot dag 91... mag u vriendelijk maar beslist naar artikel 6:119a BW verwijzen. 📎
Wie herkent dit? 👇
Nieuwe leverancier, mooie factuur, keurig BTW-bedrag erop.
Ziet er betrouwbaar uit.
Maar heb je ook echt gecheckt of dat BTW-nummer bestaat?
Nee? Dan speel jij zo min of meer Russisch roulette met de Belastingdienst — blijkt de leverancier achteraf een "plofbedrijf" zonder geldig BTW-nummer te zijn, dan kun jij die teruggevraagde BTW alsnog moeten terugbetalen.
Verrassing die niemand wil. 🎲
Gelukkig hoef je geen detective te zijn — een gratis check op VIES (VAT Information Exchange System) kost je 30 seconden. Sterker nog: in veel boekhoudpakketten gebeurt dit tegenwoordig al automatisch op de achtergrond.
Dus… weet jij eigenlijk of jouw systeem dit stiekem al voor je doet, of ben je al die tijd zelf de speurneus geweest? 🕵️♂️
Wordt dit nog niet automatisch door jouw systeem gecontroleerd? Dan doen wij dat gewoon standaard voor je. Scheelt een hoop stress bij een controle.