Privacyverklaring

Artikel 1

Wie zijn wij?

Solveo Administraties is een eenmanszaak, gedreven door Marco Homan, gevestigd te Banjaard 16, 2134 WS Hoofddorp. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42046476 en bereikbaar via info@solveo-administraties.nl.

Solveo Administraties treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in het kader van haar dienstverlening verwerkt. Voor zover wij persoonsgegevens verwerken ten behoeve van u als cliënt — bijvoorbeeld bij het voeren van de loonadministratie — treedt Solveo Administraties op als verwerker en wordt hierover een aparte verwerkersovereenkomst gesloten.

Artikel 2

Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt bij het aangaan van een overeenkomst, het gebruik van ons contactformulier of in het kader van onze dienstverlening. Het gaat om de volgende categorieën:

• Identificatiegegevens: naam, adres, woonplaats, geboortedatum en BSN (voor aangiftedoeleinden)
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer
• Financiële gegevens: bankgegevens, facturen, omzetcijfers, jaarstukken en aangiften
• Fiscale gegevens: BTW-nummer, belastingaangiften (IB, VPB, BTW), correspondentie met de Belastingdienst
• Bedrijfsgegevens: KvK-nummer, rechtsvorm, bedrijfsnaam en -activiteiten
• Websitegegevens: gegevens ingevuld via het contactformulier op onze website (naam, e-mailadres, bericht)

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten. Wij vragen nooit meer dan strikt nodig is.

Artikel 3

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het voeren van uw administratie, boekhouding en jaarrekening
• Het verzorgen van belastingaangiften (BTW, IB en VPB) bij de Belastingdienst
• Het uitvoeren van interim financial controlling werkzaamheden
• Het opmaken en verzenden van declaraties en facturen
• Het onderhouden van contact met u over lopende opdrachten
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen, waaronder de bewaarplicht en de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financiering van Terrorisme (Wwft)
• Het beantwoorden van vragen gesteld via ons contactformulier

Artikel 4

Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende rechtsgrondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht die u ons heeft verstrekt.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): wij zijn verplicht bepaalde gegevens te bewaren op grond van de belastingwetgeving en de Wwft.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor het bijhouden van onze eigen administratie en het beantwoorden van contactverzoeken.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor zover wij u nieuwsbrieven of commerciële berichten sturen, doen wij dit uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken.

Artikel 5

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, rekening houdend met de volgende wettelijke termijnen:

• Fiscale bewaarplicht: financiële gegevens worden bewaard gedurende 7 jaar na het einde van het betreffende boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Wwft-dossiers: voor zover vereist op grond van de Wwft worden gegevens 5 jaar bewaard na het beëindigen van de zakelijke relatie.
• Contactformuliergegevens: gegevens ontvangen via het contactformulier worden bewaard totdat uw vraag is afgehandeld en maximaal 1 jaar daarna, tenzij er een overeenkomst wordt gesloten.

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden uw gegevens op een veilige wijze vernietigd.

Artikel 6

Delen met derden

Solveo Administraties deelt uw persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit betreft:

• Belastingdienst: voor het indienen van aangiften en het voeren van correspondentie namens u.
• Kamer van Koophandel en overige overheidsinstellingen: voor zover wettelijk vereist.
• Software- en clouddiensten: wij maken gebruik van boekhoudprogramma's en beveiligde cloudopslag. Met deze verwerkers is een verwerkersovereenkomst gesloten. Wij kiezen uitsluitend voor dienstverleners die gegevens binnen de EU verwerken.
• Ingeschakelde derden-deskundigen: uitsluitend na overleg met u, conform artikel 7 van onze Algemene Voorwaarden.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden en verstrekken deze niet aan commerciële partijen voor marketingdoeleinden.

Artikel 7

Beveiliging

Solveo Administraties neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, diefstal of andere vormen van onrechtmatige verwerking. Dit omvat onder meer:

• Versleutelde opslag van digitale gegevens (encryptie)
• Gebruik van beveiligde en wachtwoordbeveiligde systemen
• Regelmatige back-ups op beveiligde locaties binnen de EU
• Toegangsbeperking: alleen Marco Homan heeft toegang tot uw dossier
• Beveiligde e-mailcommunicatie voor gevoelige documenten

Bij een datalek dat leidt tot een risico voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u hierover zo snel mogelijk informeren en de melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, conform de AVG.

Artikel 8

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. U kunt deze uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@solveo-administraties.nl. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek.

Artikel 9

Cookies & website

Onze website (solveo-administraties.nl) maakt gebruik van functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de website. Wij plaatsen geen tracking- of marketingcookies en maken geen gebruik van analysediensten die uw surfgedrag buiten onze website volgen.

De enige gegevens die via onze website worden verzameld, zijn de gegevens die u zelf invult in het contactformulier. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om uw bericht te beantwoorden en worden niet gedeeld met derden voor andere doeleinden.

Artikel 10

Klachten & toezichthouder

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@solveo-administraties.nl. Wij lossen het graag samen met u op.

Indien u van mening bent dat wij uw klacht niet adequaat hebben behandeld, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy in Nederland.

Autoriteit Persoonsgegevens · Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag · www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Artikel 11

Wijzigingen

Solveo Administraties behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website. Wij adviseren u deze verklaring periodiek te raadplegen. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij u hierover actief informeren.

De meest recente versie van deze privacyverklaring is altijd te vinden op solveo-administraties.nl/privacyverklaring.html.

Artikel 12

Contact