Privacyverklaring Solveo Administraties

Artikel 1

Article 1

Wie zijn wij?

Who are we?

Solveo Administraties is een eenmanszaak, gedreven door Marco Homan, gevestigd te Banjaard 16, 2134 WS Hoofddorp. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42046476 en bereikbaar via info@solveo-administraties.nl.

Solveo Administraties is a sole proprietorship, operated by Marco Homan, located at Banjaard 16, 2134 WS Hoofddorp, the Netherlands. We are registered with the Dutch Chamber of Commerce (KvK) under number 42046476 and can be reached via info@solveo-administraties.nl.

Solveo Administraties treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in het kader van haar dienstverlening verwerkt. Voor zover wij persoonsgegevens verwerken ten behoeve van u als cliënt — bijvoorbeeld bij het voeren van de loonadministratie — treedt Solveo Administraties op als verwerker en wordt hierover een aparte verwerkersovereenkomst gesloten.

Solveo Administraties acts as data controller for the personal data it processes in the course of its services. To the extent we process personal data on your behalf as a client — for example when handling payroll administration — Solveo Administraties acts as a data processor, for which a separate data processing agreement is concluded.

Artikel 2

Article 2

Welke gegevens verwerken wij?

What data do we process?

Wij verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt bij het aangaan van een overeenkomst, het gebruik van ons contactformulier of in het kader van onze dienstverlening. Het gaat om de volgende categorieën:

We process personal data that you provide to us when entering into an agreement, using our contact form, or in the context of our services. This concerns the following categories:

• Identificatiegegevens: naam, adres, woonplaats, geboortedatum en BSN (voor aangiftedoeleinden)
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer
• Financiële gegevens: bankgegevens, facturen, omzetcijfers, jaarstukken en aangiften
• Fiscale gegevens: BTW-nummer, belastingaangiften (IB, VPB, BTW), correspondentie met de Belastingdienst
• Bedrijfsgegevens: KvK-nummer, rechtsvorm, bedrijfsnaam en -activiteiten
• Websitegegevens: gegevens ingevuld via het contactformulier op onze website (naam, e-mailadres, bericht)

• Identification data: name, address, place of residence, date of birth and Dutch social security number / BSN (for tax filing purposes)
• Contact details: email address, phone number
• Financial data: bank details, invoices, turnover figures, annual accounts and tax returns
• Tax data: VAT number, tax returns (income tax, corporate tax, VAT), correspondence with the Dutch Tax Authority
• Company data: KvK number, legal form, company name and activities
• Website data: data entered via the contact form on our website (name, email address, message)

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten. Wij vragen nooit meer dan strikt nodig is.

We only process data that is necessary for the performance of our services. We never request more than strictly necessary.

Artikel 3

Article 3

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Why do we process your data?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

We process your personal data for the following purposes:

• Het voeren van uw administratie, boekhouding en jaarrekening
• Het verzorgen van belastingaangiften (BTW, IB en VPB) bij de Belastingdienst
• Het uitvoeren van interim financial controlling werkzaamheden
• Het opmaken en verzenden van declaraties en facturen
• Het onderhouden van contact met u over lopende opdrachten
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen, waaronder de bewaarplicht en de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financiering van Terrorisme (Wwft)
• Het beantwoorden van vragen gesteld via ons contactformulier

• Maintaining your bookkeeping, accounting and annual accounts
• Filing tax returns (VAT, income tax and corporate tax) with the Dutch Tax Authority
• Performing interim financial controlling activities
• Preparing and sending invoices and statements
• Maintaining contact with you regarding ongoing assignments
• Complying with legal obligations, including retention requirements and the Dutch Anti-Money Laundering and Anti-Terrorist Financing Act (Wwft)
• Responding to questions submitted via our contact form

Artikel 4

Article 4

Grondslagen voor verwerking

Legal grounds for processing

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende rechtsgrondslagen uit de AVG:

We process your personal data solely on the basis of the following legal grounds under the GDPR:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht die u ons heeft verstrekt.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): wij zijn verplicht bepaalde gegevens te bewaren op grond van de belastingwetgeving en de Wwft.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor het bijhouden van onze eigen administratie en het beantwoorden van contactverzoeken.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor zover wij u nieuwsbrieven of commerciële berichten sturen, doen wij dit uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken.

• Performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR): the processing is necessary for the performance of the assignment you have given us.
• Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR): we are required to retain certain data under tax legislation and the Wwft.
• Legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR): for maintaining our own administration and responding to contact requests.
• Consent (Art. 6(1)(a) GDPR): to the extent we send you newsletters or commercial messages, we do so only with your explicit consent, which you may withdraw at any time.

Artikel 5

Article 5

Bewaartermijnen

Retention periods

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, rekening houdend met de volgende wettelijke termijnen:

We do not retain your personal data longer than necessary for the purposes for which it was collected, taking into account the following statutory periods:

• Fiscale bewaarplicht: financiële gegevens worden bewaard gedurende 7 jaar na het einde van het betreffende boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Wwft-dossiers: voor zover vereist op grond van de Wwft worden gegevens 5 jaar bewaard na het beëindigen van de zakelijke relatie.
• Contactformuliergegevens: gegevens ontvangen via het contactformulier worden bewaard totdat uw vraag is afgehandeld en maximaal 1 jaar daarna, tenzij er een overeenkomst wordt gesloten.

• Tax retention obligation: financial data is retained for 7 years after the end of the relevant financial year, in accordance with Dutch tax retention requirements.
• Wwft files: to the extent required under the Wwft, data is retained for 5 years after the end of the business relationship.
• Contact form data: data received via the contact form is retained until your enquiry has been handled, and for a maximum of 1 year thereafter, unless an agreement is concluded.

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden uw gegevens op een veilige wijze vernietigd.

After the retention period has expired, your data is securely destroyed.

Artikel 6

Article 6

Delen met derden

Sharing with third parties

Solveo Administraties deelt uw persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit betreft:

Solveo Administraties only shares your personal data with third parties when necessary for the performance of our services, or when legally required to do so. This concerns:

• Belastingdienst: voor het indienen van aangiften en het voeren van correspondentie namens u.
• Kamer van Koophandel en overige overheidsinstellingen: voor zover wettelijk vereist.
• Software- en clouddiensten: wij maken gebruik van boekhoudprogramma's en beveiligde cloudopslag. Met deze verwerkers is een verwerkersovereenkomst gesloten. Wij kiezen uitsluitend voor dienstverleners die gegevens binnen de EU verwerken.
• Ingeschakelde derden-deskundigen: uitsluitend na overleg met u, conform artikel 7 van onze Algemene Voorwaarden.

• Dutch Tax Authority: for filing tax returns and corresponding on your behalf.
• Chamber of Commerce and other government bodies: to the extent legally required.
• Software and cloud services: we use accounting software and secure cloud storage. A data processing agreement has been concluded with these processors. We only select providers that process data within the EU.
• Engaged third-party specialists: only after consultation with you, in accordance with article 7 of our Terms and Conditions.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden en verstrekken deze niet aan commerciële partijen voor marketingdoeleinden.

We never sell your personal data to third parties and do not provide it to commercial parties for marketing purposes.

Artikel 7

Article 7

Beveiliging

Security

Solveo Administraties neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, diefstal of andere vormen van onrechtmatige verwerking. Dit omvat onder meer:

Solveo Administraties takes appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against loss, unauthorised access, theft, or other forms of unlawful processing. This includes:

• Versleutelde opslag van digitale gegevens (encryptie)
• Gebruik van beveiligde en wachtwoordbeveiligde systemen
• Regelmatige back-ups op beveiligde locaties binnen de EU
• Toegangsbeperking: alleen Marco Homan heeft toegang tot uw dossier
• Beveiligde e-mailcommunicatie voor gevoelige documenten

• Encrypted storage of digital data
• Use of secure, password-protected systems
• Regular backups stored at secure locations within the EU
• Restricted access: only Marco Homan has access to your file
• Secure email communication for sensitive documents

Bij een datalek dat leidt tot een risico voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u hierover zo snel mogelijk informeren en de melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, conform de AVG.

In the event of a data breach that poses a risk to your rights and freedoms, we will inform you as soon as possible and report it to the Dutch Data Protection Authority, in accordance with the GDPR.

Artikel 8

Article 8

Uw rechten

Your rights

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. U kunt deze uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@solveo-administraties.nl. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek.

Under the GDPR you have the following rights regarding your personal data. You can exercise these rights by contacting us at info@solveo-administraties.nl. We will respond to your request within 4 weeks.

Artikel 9

Article 9

Cookies & website

Onze website (solveo-administraties.nl) maakt gebruik van functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de website. Wij plaatsen geen tracking- of marketingcookies en maken geen gebruik van analysediensten die uw surfgedrag buiten onze website volgen.

Our website (solveo-administraties.nl) uses functional cookies that are strictly necessary for the website to function properly. We do not place tracking or marketing cookies and do not use analytics services that track your browsing behaviour outside our website.

De enige gegevens die via onze website worden verzameld, zijn de gegevens die u zelf invult in het contactformulier. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om uw bericht te beantwoorden en worden niet gedeeld met derden voor andere doeleinden.

The only data collected via our website is the data you enter yourself in the contact form. This data is used solely to respond to your message and is not shared with third parties for other purposes.

Artikel 10

Article 10

Klachten & toezichthouder

Complaints & supervisory authority

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@solveo-administraties.nl. Wij lossen het graag samen met u op.

Do you have a complaint about how we handle your personal data? Please contact us first at info@solveo-administraties.nl. We are happy to resolve it together with you.

Indien u van mening bent dat wij uw klacht niet adequaat hebben behandeld, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy in Nederland.

If you believe we have not adequately addressed your complaint, you have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens), the supervisory authority for privacy in the Netherlands.

Autoriteit Persoonsgegevens · Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag · www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Dutch Data Protection Authority · PO Box 93374, 2509 AJ The Hague, The Netherlands · www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Artikel 11

Article 11

Wijzigingen

Changes

Solveo Administraties behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website. Wij adviseren u deze verklaring periodiek te raadplegen. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij u hierover actief informeren.

Solveo Administraties reserves the right to amend this privacy policy. Changes will be published on our website. We recommend you review this policy periodically. In the event of material changes, we will actively inform you.

De meest recente versie van deze privacyverklaring is altijd te vinden op solveo-administraties.nl/privacyverklaring.html.

The most recent version of this privacy policy can always be found at solveo-administraties.nl/privacyverklaring.html.

Artikel 12

Article 12

Contact